Decreto 83/2001 - REGULACION DEL DOCUMENTO ELECTRONICO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA

VISTOS: VISTO: Lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto Nº 65/998 de 10 de marzo de 1998. RESULTANDO: I) Que la citada norma encomendó al Poder Ejecutivo, con el asesoramiento de la Oficina Nacional del Servicio Civil, de la Comisión Nacional de Informática y del Grupo Técnico Asesor en sus respectivas competencias, la determinación períodica de los medios técnicos de almacenamiento, reproducción y transmisión telemática de documentos. II) Que en cumplimiento de dicha disposición, la Oficina Nacional del Servicio Civil, la Comisión Nacional de Informática y el Grupo Técnico Asesor, realizaron una serie de estudios de investigación con el objetivo de establecer la situación actual de las tecnologías de almacenamiento de información y su relación con la realidad y perspectivas de la Administración Pública uruguaya. CONSIDERANDO: I) Que los medios de almacenamiento que el Poder Ejecutivo determine, deben asegurar una adecuada protección contra la pérdida o adulteración de la información almacenada, reproducida y/o transmitida. II) Que de la investigación realizada surgió la inexistencia de estándares nacionales o internacionales que establezcan la estabilidad o la vida útil de los medios ópticos de almacenamiento digital de la información, de forma de asegurar el grado de eficacia de los mismos. III) Que la tecnología de almacenamiento es esencialmente dinámica y por tanto requiere el estudio permanente de las herramientas disponibles, teniendo en cuenta consideraciones técnicas, económicas y estratégicas. IV) Que a efectos de lograr la actualización periódica de las nuevas tecnologías, así como del material necesario para la toma de decisiones por parte de los organismos estatales, se entiende pertinente su publicación en el sitio Internet de la Oficina Nacional del Servicio Civil. V) Que se entiende oportuna la inclusión de recomendaciones que permitan a los Centros de Cómputos de los distintos organismos del Estado, implementar medidas de seguridad y resguardo de la información, en especial para los archivos de documentos electrónicos que no cuenten con el correspondiente respaldo en papel. VI) Que se considera necesario destacar la importancia de la calidad de los medios físicos a emplearse como soporte de los documentos almacenados a largo plazo, así como de las técnicas de control de calidad en el proceso de grabado y del monitoreo periódico de la calidad de lectura de las copias, con el objetivo de asegurar la recuperación de la información. VII) Que en virtud de que los documentos electrónicos son conjuntos de datos digitales generados ya sea por vía de software específico o de software de gran divulgación, se establece la necesidad de almacenar no sólo los datos que conforman los documentos electrónicos, sino también el software empleado, de forma de acceder a los mismos desde sus propios archivos. VIII) Que de las conclusiones de la investigación realizada por la Oficina Nacional del Servicio Civil, la Comisión Nacional de Informática y el Grupo Técnico Asesor, se desprende que ninguna tecnología es cien por ciento confiable o segura, por lo que se recomienda el empleo de tecnologías mixtas, combinadas de acuerdo con las necesidades de cada Organismo. ATENTO: a lo precedentemente expuesto, a lo informado por la Oficina Nacional del Servicio Civil y el Grupo Técnico Asesor, y a lo dispuesto por el artículo 15 del Decreto Nº 65/998 de 10 de marzo de 1998, EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA actuando en Consejo de Ministros DECRETA: FIRMANTES: BATLLE - GUILLERMO STIRLING - DIDIER OPERTTI - ALBERTO BENSION - LUIS BREZZO - ANTONIO MERCADER - LUCIO CACERES - SERGIO ABREU - ALVARO ALONSO - HORACIO FERNANDEZ - GONZALO GONZALEZ - ALFONSO VARELA - CARLOS CAT - JAIME TROBO Artículo 1 Los medios de almacenamiento de documentos electrónicos a mediano y largo plazo, podrán seleccionarse de la siguiente lista: * Discos de Video Digital sólo de lectura (conocidos por sus siglas en inglés DVD-R "Digital Video Disc Recordable"). * Discos Magneto Opticos de escritura única y lectura múltiple (conocidos por sus siglas en inglés MO-WORM "Magneto Optical disc Write Once Read Many"). * Discos Compactos de escritura única y lectura múltiple (conocido por sus siglas en inglés CD-R "Compact Disc Recordable"). (*) [Nota: Ver en esta norma, artículos: 3, 4 y 8.] Artículo 2 Los medios de soporte de la tecnología a emplearse deberán contar con la certificación de calidad ISO y deberán tener una vida útil mínima de 20 años. El control de calidad de dichos medios será responsabilidad de los Centros de Cómputos de cada organismo del Estado. Artículo 3 Los registros de documentos electrónicos realizados a través de la utilización de alguno de los medios indicados en el artículo 1º del presente Decreto, deberán efectuarse en un mínimo de dos copias. Deberá emplearse siempre la misma copia para el uso periódico, quedando las restantes como archivo muerto. El archivo muerto deberá ubicarse en un lugar físico diferente al de la copia de uso periódico, asegurando sus condiciones de preservación. (*) [Nota: Ver en esta norma, artículo: 10.] Artículo 4 Será cometido de cada organismo del Estado la determinación del plazo para el registro de los documentos a través de alguno de los medios técnicos de almacenamiento previstos en el artículo 1º del presente Decreto. Artículo 5 La Oficina Nacional del Servicio Civil publicará en Internet y mantendrá actualizadas las recomendaciones necesarias, así como toda otra información que considere relevante o de utilidad que se relacione con el uso de estos medios. Asimismo, incorporará nuevas tecnologías, con el previo informe favorable de la Comisión Nacional de Informática y del Grupo Técnico Asesor, de conformidad con los cometidos asignados en el Decreto Nº 65/998 de 10 de marzo de 1998. Artículo 6 El proceso de copiado de los documentos a los medios citados, deberá contar con una etapa previa de control de calidad, en la que se registrará la fecha y la hora del control, así como el nombre, apellido, documento de identidad y la firma digital o contraseña del funcionario responsable de dicho cometido. Artículo 7 A efectos del almacenamiento de documentos electrónicos a corto plazo, podrá utilizarse cualquier dispositivo de uso corriente en los equipos informáticos disponibles en cada organismo del Estado, debiendo contar los mismos con el correspondiente respaldo de acuerdo con las medidas de seguridad oportunamente adoptadas por los distintos Centros de Cómputos. El almacenamiento de dichos respaldos deberá realizarse de forma que asegure su protección e inalterabilidad y en lugares físicos alejados de los centros de procesamiento de la información. Artículo 8 Deberán almacenarse por lo menos dos copias de todas las herramientas de software necesarias para acceder a los mismos, junto con los datos almacenados en los medios descritos en el artículo 1º de este Decreto, excepto en el caso de que éstos fueran almacenados en formato estándar, tales como el formato ASCII (American Standard Code for Information Interchange), TIFF (Tagged Image File Format) o HTML (Hiper Text Markup Language). Artículo 9 Los Organismos deberán controlar cada dos o tres años la estabilidad de la información almacenada, a través de muestreos estadísticos sobre medios que contengan datos almacenados desde un periódo no menor a dos años y luego de transcurridos por lo menos dos años desde el último control. Las muestras deberán ser representativas de los medios empleados, teniendo en cuenta el proveedor del medio y las condiciones de almacenamiento. Artículo 10 Cuando se detecten deterioros o pérdida de la información, deberá recurrirse a las copias de respaldo - según se haya procedido de conformidad con lo establecido en el artículo 3º del presente Decreto - y generar una nueva copia de respaldo. Artículo 11 Cumplido el 75% de la vida útil del medio de almacenamiento empleado, de conformidad con la certificación de las características técnicas de cada uno, deberá transferirse la información allí contenida a otro medio de almacenamiento que cumpla con los requisitos de seguridad e inalterabilidad que aseguren la calidad de la tecnología escogida. Artículo 12 Cada organismo del Estado deberá contar con más de un dispositivo de lectura (hardware y software) para cada tipo de tecnología empleada, a fin de asegurar el acceso a la información almacenada. Dicho equipamiento deberá permitir la migración de los datos contenidos a un medio de almacenamiento temporal, a efectos de permitir la migración hacia nuevas tecnologías de almacenamiento. Artículo 13 Los organismos estatales deberán asegurar en forma permanente el buen funcionamiento de los dispositivos de lectura de los medios empleados, atendiendo especialmente al posible desuso de los mismos, en cuyo caso, si es necesario, deberá establecerse en forma eficiente y prematura una migración de los documentos hacia otra tecnología. Artículo 14 Cuando se adopte una nueva tecnología de almacenamiento, la misma deberá permitir la migración de los datos existentes de forma confiable y económica, previniéndose respecto de la posible pérdida de calidad, o bien, optar por la selección de otra tecnología compatible con la actual que involucre mejoras comparativas. La nueva tecnología deberá contar, además, con el aval de la Oficina Nacional del Servicio Civil y de la Comisión Nacional de Informática. Cada organismo deberá establecer mecanismos de migración para un eventual traspaso de la información de una tecnología a la otra, en caso de que no sean compatibles o de que se verifique el desuso de la actual. Artículo 15 Se recomienda la duplicación de la información en distintas tecnologías a efectos de una mayor seguridad, en especial para el caso de documentos que por su importancia requieran mayores exigencias en cuanto a su preservación. Artículo 16 Serán de aplicación las disposiciones contenidas en los artículos 25 y 26 del Decreto Nº 65/998 de 10 de marzo de 1998. Artículo 17 Comuníquese, publíquese, etc.