Decreto 23/1982 - REGISTROS CONTABLES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS

VISTOS: Visto: la resolución de 29 de agosto de 1927, artículo 19 inciso E) que comete a la Inspección General de Hacienda la rúbrica de todos los libros de contabilidad, inventarios, actas y asistencias de las oficinas dependientes del Poder Ejecutivo y lo establecido en el artículo 75 del Proyecto de Ley de Contabilidad y Administración Financiera anexo al decreto 104/968, de 6 de febrero de 1968. Considerando: la evolución de las técnicas de registración y la conveniencia de efectuar cambios acorde con dichas técnicas, en cuanto se refiere a procesamiento, manejo y registro de información. Atento: a lo informado por la Inspección General de Hacienda, la Contaduría General de la Nación y la Asesoría Jurídica del Ministerio de Economía y Finanzas, El Presidente de la República, actuando en Consejo de Ministros DECRETA: FIRMANTES: ALVAREZ - YAMANDU TRINIDAD - ESTANISLAO VALDES OTERO - VALENTIN ARISMENDI - JUSTO M. ALONSO - RAQUEL LOMBARDO DE DE BETOLAZA - EDUARDO J. SAMPSON - FRANCISCO D. TOURREILLES - CARLOS A. MAESO - LUIS A. GIVOGRE - CARLOS MATTOS MOGLIA - JULIO CESAR ESPINOLA Artículo 1 Las Unidades Ejecutoras comprendidas en los Incisos 1 al 26 del Presupuesto Nacional, podrán utilizar como registros contables los siguientes sistemas en lugar de los libros de contabilidad (artículo 75 del decreto 104/968, de 6 de febrero de 1968). A) Microfilmación de registros; B) Registros producidos por ordenadores; SISTEMA DE MICROFILMACION DE REGISTROS Artículo 2 Estos registros se integrarán con planillas que deberán cumplir las siguientes características: a) En las planillas se registrarán todas las operaciones en estricto orden cronológico; b) Las planillas tendrán preimpreso su número correlativo. En el caso de no utilizarse siguiendo la secuencia de los mismos, se dejará expresa constancia; c) Cada planilla llevará las firmas del Contador de la Unidad Ejecutora -o del funcionario en quien delegue bajo su responsabilidad o lo sustituya en caso de ausencia- del funcionario encargado de la registración y de su supervisor inmediato; d) Al comienzo de la secuencia numérico cronológica se agregará una carátula que contendrá: Nombre del Inciso Nombre de la Unidad Ejecutora Registro (Explicación del tipo de registro: movimiento de Caja, Diario General, etc.) Nombre y Apellidos del Contador Responsable de la Unidad Ejecutora Firma - Documento de Identidad - Fecha Nombre y Apellidos del funcionario responsable de la registración y cargo que ocupa Firma - Documento de Identidad - Fecha Nombre y Apellidos del Director de la Unidad Ejecutora Firma - Documento de Identidad - Fecha Intervención de la Inspección General de Hacienda Nº .... Firma - Fecha e) La secuencia cronológica comprenderá el lapso de un Ejercicio, u otro que autorice en cada situación la Inspección General de Hacienda; f) Para solicitar a la Inspección General de Hacienda la intervención de la carátula inicial, se adjuntará al petitorio la fórmula mencionada en literal d) por duplicado y en las subsiguientes además, la reproducción del acta de cierre de la secuencia anterior, prevista en el artículo 6º del decreto 253/976, de 6 de mayo de 1976. El original será devuelto intervenido por la Inspección General de Hacienda y el duplicado pasará a integrar un fichero ordenado por Inciso y Unidad Ejecutora en ese organismo de contralor. En el caso de subrogación transitoria o definitiva, de algunos de los funcionarios cuyos datos figuran en la carátula de la Unidad Ejecutora se comunicará a la Inspección General de Hacienda aportando los mismos los datos de la carátula vigente (se mantendrá el mismo número de intervención). Artículo 3 Estos registros serán microfilmados de acuerdo a lo previsto por el artículo 688 de la ley 14.106, de 14 de marzo de 1973 y decreto 253/976, de 6 de mayo de 1976. En cada rollo o microficha de una misma secuencia, a continuación del acta de apertura que dispone el artículo 6º del decreto 253/976, de 6 de mayo de 1976, se incluirá la carátula visada por la Inspección General de Hacienda. SISTEMA DE REGISTROS PRODUCIDOS POR ORDENADORES Artículo 4 Los registros elaborados por Ordenadores deberán dar cumplimiento a los siguientes requisitos: a) Cada folio producido por el ordenador llevará numeración correlativa; b) En el cabezal de cada folio figurarán los siguientes datos aparte de los específicamente requeridos para cada proceso: -Inciso - Unidad Ejecutora - Nombre de la Instalación - Sistema que lo produjo - Programa - Fecha - Número de Intervención de la Inspección General de Hacienda - Período a que corresponda - Hoja número c) El último folio (al término del listado u hoja resumen) de cada emisión será firmado por el Contador de la Unidad Ejecutora -o del funcionario en quien delegue bajo su responsabilidad o lo sustituya en caso de ausencias- del funcionario encargado de la registración y de su supervisor inmediato; d) Los registros serán encuadernados formando libros de una aplicación común (Caja, Cuentas Corrientes, Diarios, etc.). Los libros abarcarán el lapso de un ejercicio financiero u otro que autorice en cada situación la Inspección General de Hacienda. Se confeccionarán tantos tomos como sean necesarios. La encuadernación de los registros podrá ser complementada y sustituida por su microfilmación de acuerdo a lo establecido para el sistema A) "Sistema de microfilmación de registros"; e) Al comienzo de cada libro -encuadernado o microfilmado- se agregará la siguiente carátula, que será previamente visada por la Inspección General de Hacienda: - Inciso (número y nombre) - Unidad Ejecutora (nombre) - Registros (Explicación del tipo de registro de que se trata: Movimientos de Caja, Diario, etc.) - Nombre y Apellidos del Contador responsable de la Unidad Ejecutora - Firma - Documento de Identidad - Fecha - Nombre y Apellidos del funcionario responsable de las operaciones registradas - Firma - Documento de Identidad - Fecha - Nombre y Apellidos del Director de la Unidad Ejecutora - Firma - Documento de Identidad - Fecha - Intervención de la Inspección General de Hacienda Nº ... Fecha, Firma f) Para visar la carátula se presentará petitorio ante la Inspección General de Hacienda acompañando la carátula en duplicado. El original será devuelto intervenido por la Inspección General de Hacienda y el duplicado pasará a integrar un archivo ordenado por Inciso y Unidad Ejecutora en ese organismo de contralor. En la solicitud se dejará constancia del período que abarcará el Libro. Artículo 5 Comuníquese, publíquese, etc.